Fem overvejelser ved køb af printere til medarbejdernes hjemmearbejdsplads

Stigningen i hjemmearbejde har tvunget virksomhederne til at tænke alternativt i forhold til printerløsninger – især omkring behovet for at gøre det nemt for medarbejderne at printe, uanset hvor de befinder sig.

Når virksomhederne overvejer, hvad de kan gøre for at støtte medarbejderne i disse udfordrende tider, er udstyr, der gør det muligt at arbejde hjemmefra og har nem integration til det private netværk, afgørende, hvis det skal være til gavn for både medarbejderne og virksomheden.

Så hvis du har ansvaret for indkøb af virksomhedens IT-udstyr, kan du stille dig selv følgende spørgsmål:

‘Hvilke fem ting skal jeg have med i overvejelserne ved køb af printere til medarbejdernes hjemme-arbejdsplads?’

1. Tilslutningsmuligheder og enkelhed

   Den gennemsnitlige medarbejder er ikke IT-ekspert, så det er vigtigt, at printeren har minimal teknisk kompleksitet i forhold til installation, fejlfinding og vedligeholdelse. Når man giver medarbejderne færre ting at bekymre sig om, er det med til at undgå spildtid til supportopkald og unødvendig nedetid, så de kan fokusere på dét, de er gode til, og koncentrere sig om arbejdet.
   
   Vi ved, at folk ikke altid sidder ved deres bærbare computer, når de arbejder hjemmefra, så smartphone- og tablet-apps kan bidrage til at øge effektiviteten og gøre opgaverne enklere.
   
   For at hjælpe medarbejderne med at arbejde effektivt hjemmefra kan man overveje at vælge en kortvarig MPS-løsning (Managed Print Services), der giver dem alt, hvad de behøver for at være produktive. Foruden selve printeren kan man tilkøbe fjerninstallation, automatisk tonerbestilling og -levering. Desuden gør muligheden for at få en ekstern partner til at identificere og løse problemerne livet nemmere og mere sikkert for alle.
   

2. Bedre pladsudnyttelse

   Selv før vi skulle holde fysisk afstand, var effektiv udnyttelse af kontorlokaler et vigtigt emne for virksomheder. Men nu, hvor folk indretter ekstraværelser og køkkenborde til hjemmearbejdspladser, er pladsbesparende printere vigtigere end nogensinde.
   
   Hvis din virksomhed overvejer at investere i printere til de medarbejdere, der har hjemmearbejdsplads, er det vigtigt at huske, at hjemmekontoret måske ikke behøver den mest avancerede printer, og at pladsen kan være begrænset. I så fald kan en kompakt printer være præcis dét, der er behov for på den begrænsede plads.
    
   Men efterhånden som virksomhederne bliver bedre og bedre til at løse andre udfordringer med hjemmearbejdspladser, som f.eks. tilslutning, samarbejdsformer og sikkerhed, forventer medarbejderne det samme niveau over hele linjen. De forventer en hjemmearbejdsplads, der så vidt som overhovedet muligt er fuldt funktionsdygtig. Det tager måske længere tid her og nu at afveje medarbejdernes pladshensyn med deres forventninger til funktionalitet, men på længere sigt vil det give fordele i form af øget medarbejdertilfredshed.

3. Miljøhensyn

   Både virksomheder og medarbejdere bliver mere og mere miljøbevidste. Man ønsker at handle med firmaer, der har fokus på bæredygtige processer1 – og arbejdstagere søger arbejdsgivere, der tager bæredygtighed alvorligt².
   
   Vi ved, at virksomheder normalt kun kigger på deres printers bæredygtighed i den driftsmæssige del af livscyklussen, fordi det er her, de største omkostninger ligger (forbrugsstoffer og strøm). Men hvilke overvejelser bør virksomhederne gøre sig for at sikre bæredygtigheden for de medarbejdere, der arbejder hjemmefra?
   
   Det er vigtigt at bemærke, at mens bæredygtighedsgevinster giver lavere omkostninger her og nu, er nøglen til at gøre en reel forskel at tænke bæredygtighed ind i alle trin af udstyrets livscyklus. Det gælder også printerne på medarbejdernes hjemmekontorer, og virksomhederne skal sikre, at det leverede udstyr står i et fornuftigt forhold til det arbejde, der udføres.
   
   Spørg dig selv: Er printeren valgt efter bæredygtighed? Tilbyder printerleverandøren gratis indsamling og genanvendelse af tomme tonere? Bortskaffer de udstyret for mig i henhold til EU’s WEEE-direktiv, der omhandler el-affald?

4. Sikkerhed

   Alle virksomheder er enige om, at datasikkerhed er vigtig. Men når man har fokus på beskyttelse af servere, computere og databaser, kan man nemt glemme, at printerne skal være lige så sikre som alt andet netværksudstyr. 
   
   Det er ret usandsynligt, at medarbejderne på hjemmekontoret har samme sikkerhedsniveau som virksomheden, så det er vigtigt, at der ikke åbnes en bagdør til et ellers sikkert netværk.
   
   

   Uden et sikret netværk bag en firma-firewall er medarbejderne på hjemmekontoret nødt til at få hjælp til at sørge for printersikkerheden. Valg af printere med et højt sikkerhedsniveau, eksempelvis end-to-end-kryptering, er med til at afhjælpe disse problemer. Læs mere om beskyttelse af dine date i vores blog om printsikkerhed.

   Hvis de af virksomhedens medarbejdere, der arbejder hjemmefra, i forvejen har egne printere, foreslår vi, at man sikrer sig, at de overholder virksomhedens sikkerhedsstandarder, før printerne godkendes til brug. Afslutningsvis bør man sørge for at maksimere sikkerheden ved at give disse medarbejdere mulighed for at makulere og bortskaffe fortrolig dokumentation på forsvarlig vis.

5. Omkostningseffektivitet

   Mens virksomhederne forsøger at navigere i indkøbsudfordringer og håndtering af behovene på hjemmearbejdspladserne, er alle små besparelser i tid, effektivitet og omkostninger et vigtigt bidrag til rentabiliteten.
   
   Investering i en MPS-løsning gør det nemt at overvåge brugen af printerne, og det hjælper til at identificere de områder, hvor printerløsningerne kan optimeres, så man kan opnå vigtige omkostnings- og effektivitetsgevinster. En MPS-aftale er ikke bare med til at begrænse brugen og dermed omkostningerne, den dækker også vedligeholdelse, så uforudsete udgifter ved printernedbrud kan undgås.
   
   Foruden en MPS-aftale er opsætning af printerne, så de kører mere økonomisk, en enkel måde at reducere omkostninger på for dig og dine medarbejdere. For eksempel kan aktivering af dvalefunktionen reducere energiforbruget i de perioder, hvor printeren ikke bliver brugt. Også brugen af toner og papir kan reduceres ved at aktivere diverse printerindstillinger, eksempelvis udskrivning i kladdekvalitet, i gråtoner og af flere sider på hvert ark papir.
   
   

    

<sub>1. www.entrepreneur.com: "Det er officielt: Kunder foretrækker bæredygtige virksomheder" - december 2018
2. ft.com: "Jobsøgende ønsker, at arbejdsgiverne forpligter sig til meningsfulde sociale konsekvenser" - Oktober 2019</sub>