Fire nemme måder at beskytte dine printdata på

Servere giver adgangskontrolleret lagring. Computere, laptops og tablets er krypteret med adgangskoder. Individuelle filer eller databaser kan også have et ekstra lag af sikkerhed. Men hvad sker der, når følsomme oplysninger sendes til print?

Når man har fået adgang til fortrolige dokumenter, sendes de til en printer, som ofte ikke er så sikker som resten af dit IT-netværk. Her er der risiko for, at de kan blive opsnappet. Heldigvis findes der nogle enkle løsninger som kan medvirke til at forhindre, at oplysninger kommer i de forkerte hænder. 

Begynd med at læse vores enkle firepunkts vejledning i hvordan man øger sikkerheden, når man printer dokumenter.

1. Hold styr på dit print

Det første skridt til at gøre dit print mere sikkert er at afdække potentielle risici for dine data. For at gøre det skal du vide, hvem der printer hvad og hvornår. Her kan et printstyringsværktøj hjælpe dig.

Det er et enkelt betjeningspanel, som giver dig bedre kontrol ved at hjælpe dig med at overvåge brug og omkostninger. Derfra kan du producere rapporter. Det betyder også, at du har et revisionsspor, som er vigtigt i tilfælde af brud på sikkerheden, fordi du hurtigt kan afdække hvilke data, der er printet eller behandlet.

2. Tillad kun godkendte brugere

Hvor mange af os har oplevet at sende et dokument til print, gå direkte videre til en anden opgave og glemme at hente dokumentet i printeren? Det sker nemt.

Det anslås, at en medarbejder i gennemsnit glemmer op til 600 stykker papir i printeren hvert år . Hvis det dokument indeholder fortrolige oplysninger, risikerer man, at dataene falder i de forkerte hænder.

Bed medarbejdere bruge en PIN-kode eller et Near Field Communication (NFC)-kort for at låse printeren op. Det begrænser risikoen for, at følsomt materiale bliver opsnappet. Det reducerer også printspild.  Det er særligt nyttigt i afdelinger som HR, jura og finans, som håndterer mange fortrolige dokumenter.

3. Lås ressourcer

For afdelinger, som jævnligt håndterer følsomme oplysninger, kan man indføre endnu større printsikkerhed. 

På nogle printere kan man låse alle printfunktioner, indtil en godkendt bruger logger sig på. Man kan også indstille specifikke tidsgrænser for dokumenthentning, hvor printeren sletter dataene efter en nærmere fastlagt tidsperiode.

Den kan indstilles efter dine behov, hvad enten det er et antal timer eller dage. På nogle enheder kan man også bruge Microsofts Active Directory eller en LDAP-godkendt server til at styre, hvem der har adgang til printerne.

4. Beskyt dine scan

Dine tiltag for at sikre dine print bør ikke begrænses til printede dokumenter. Du kan også beskytte alle dine scannede dokumenter ved at konvertere dem til PDF-filer med en PIN-adgangskode eller ved at bruge en Secure File Transfer Protocol (SFTP). Scan til SFTP sørger for, at alle dine uploadede scanninger er 100 % beskyttede.

Det gør det muligt at sende scannede data til dig selv eller en kunde som normalt, men med et ekstra krypteringslag. Hvis nogen af dine scannede dokumenter bliver opsnappet, vil oplysningerne således stadig være sikrede.

Læs mere om, hvordan vi kan hjælpe dig med at håndtere dine printere og de øgede printsikkerhedsløsninger, der er tilgængelige for din virksomhed.

¹ Whitepaper fra Brother UK – The Hidden Cost of Printing (De skjulte omkostninger ved print)