Digitalisering af dine dokumenter – en hurtig startguide

Her kan du læse vores bedste digitaliseringstips til at reducere rodet, gøre dine filer mere sikre og tilgængelige samt ruste dig til en fremtid med arbejdsmåder, der snarere vil bestå af »mindre papir« end være reelt »papirløse«.

Kom i gang

• Ryd op i dine papirer – inden du begynder din digitaliseringsrejse, kan du med fordel spare tid og kræfter ved at rydde op i dine overflødige, forældede og unødvendige papirer. Hold dig ikke tilbage: Vil du ærlig talt nogensinde få brug for det udgiftsbilag fra 1993?

• Vælg et mindre papirforbrug – hvis du vælger at modtage digitale dokumenter fra banker og andre tjenesteudbydere, vil det begrænse mængden af nye papirer, der skal scannes og arkiveres. Bed dine leverandører om at sende fakturaer og andre arbejdsdokumenter som e-mail frem for fysisk post.

• Planlæg digitalt – formatet er ikke den eneste forskel mellem digital og papirbaseret arkivering – struktureringen skal ofte ændres. Overvej, hvordan du har arkiveret dine papirdokumenter, og hvordan digitalisering af dine dokumenter eventuelt kan forbedre din arkivering. Du kan f.eks. have arkiveret dine papirer i kasser efter årstal, men digitalt er det måske bedre at have dem organiseret efter kunder.

Organisering og håndtering af dit digitale arkiveringssystem

• Strukturer dine undermapper –  hvis du tager dig tid til at kortlægge dit nye digitale arkiveringssystem, slipper du for at flytte rundt på tingene i digitaliseringsprocessen. Organisér dine filer med ensartede navne, og lav undermapper med tags eller nøgleord. Måske beslutter du, at det er bedre at opdele dem efter måned, dvs. Fakturaer->2019->Maj – eller du kan beslutte at lave undermapper til dit arbejde, dvs. Kunde->Projekt->Fakturaer.

• Backup er afgørende – at benytte digitalisering via opbevaring i skyen betyder, at du vil kunne tilgå dine filer hvor som helst uden risiko for at miste vigtig information, fordi nogle papirdokumenter går tabt, eller fordi der ikke er lavet en fysisk backup.

• Skab overblik med arkivering – et rod af digitale filer kan være lige så frustrerende som papirer, der flyder kaotisk på dine hylder. Hvis du ikke længere har brug for projekter eller dokumenter, kan du flytte hele mapper inklusive undermapper til et arkiv. Dermed er de fortsat tilgængelige, men ikke længere i vejen.

Gør digitalisering til en rutine

• Gør det automatisk – scan løbende dine vigtige dokumenter. Gør dette til en ny vane ved løbende at digitalisere og forstærke denne vane.

• Scan og genbrug – når du har scannet fysiske dokumenter, kan du smide dem ud, medmindre de er absolut nødvendige. Hvis du smider dem ud til genbrug, får du ryddet op på dit hjemmekontor og gør noget godt for planeten.

• Overvej og tilpas din tilgang – hvis papirerne begynder at hobe sig op igen, bør du gennemgå dine processer. Overvej, hvorfor ting ikke kan scannes eller smides ud til genbrug med det samme, så du kan optimere dit arkiveringssystem.

Praktiske overvejelser omkring scanning

• Grundlæggende omkring køb af scanner – dobbeltsidet scanning er afgørende for digitalisering af store mængder dokumenter, og 300 dpi vil typisk sikre den nødvendige detaljegrad til scanning på hjemmekontoret, med mindre du skal scanne detaljerede slides eller fotos. Hvis du har en hel pukkel, der skal ryddes op i, vil en automatisk arkføder kunne behandle en større stak ark uden at kræve din opmærksomhed.

• Overvej mobilitet og opbevaringe – scannere fås i alle størrelser og formater. Nogle, som f.eks. Brothers nyeste mobile scannere er designet til at tage med på farten, hvilket gør dem ideelle til folk, der ikke altid arbejder på kontoret. Andre er designet til at blive placeret pænt og nydeligt i skuffer, hvor de hjælper til at holde hjemmekontoret ryddeligt. Hvis sidstnævnte er aktuelt, imponerer Brothers ADS-2200 og ADS-2700W scannermodeller med funktioner, der ellers forventes af større modeller.

• Gå efter OCR – med software til Optical Character Recognition (optisk tegngenkendelse) bliver scannet tekst redigerbart, så du hurtigt kan lokalisere filer på et senere tidspunkt ved at gennemsøge dit system efter indhold. 

Efterhånden som miljømæssige hensyn og mulighederne for digitalisering øges, vil konvertering af papirdokumenter til digitale formater blive stadig vigtigere.

Så hvis du føler dig inspireret til at rydde op i de papirer, der har hobet sig op på hjemmekontoret, hvorfor så ikke starte allerede i dag?

Læs mere om Brothers scanneløsninger.