Print på kontoret: Hvad har forandret sig? Tilbage i printbranchen. Personlige betragtninger.

Efter nogle år i den bredere IT-sektor er jeg nu tilbage i denne del af branchen, hos Brother Nordics. Denne artikel er mine personlige betragtninger over, hvor vi står i 2019, og på nogle områder en sammenligning med starten af dette århundrede.

Resumé

Da jeg vendte tilbage til dokumenthåndterings- og printbranchen, slog det mig, at branchen på mange områder var stort set uændret. Til forskel fra resten af IT-branchen har der været meget begrænset konsolidering. De fleste leverandører, der var på markedet i begyndelsen af dette århundrede, er her stadig. På trods af udfordrende markedsforhold og et mindre marked at konkurrere om, er nogle af de primære trends og drivkræfter på markedet de samme i 2019 som i begyndelsen af dette århundrede:

• Vi er ikke engang tæt på det papirløse kontor. Printvolumener er faldende, men nylige undersøgelser tyder overraskende på, at millennials forventer, at papiret vil forblive en vigtig faktor.
• Vi oplever en støt stigning inden for Managed Print Services (administrerede printservices), men der er stadig i høj grad mulighed for forbedringer inden for udvikling og levering af disse.
• Selvom det er tydeligt, at A3-formatet har mindre volumen og andel, udvider virksomheder stadig flåden med enheder, som primært er baserede på A3-funktioner.

Det papirløse kontor

Omkring årtusindskiftet blev der talt meget om det såkaldte ”papirløse kontor”. Papir som et medie blev forkastet, og vi stod over for en ren digital arbejdsgang. Men var der rent faktisk beviser på det? Da jeg midlertidigt forlod branchen i 2013, var printvolumenerne på kontoret konstant stigende. Nu, da jeg er tilbage i 2019, kan jeg se en tydelig forskel. Printvolumenerne på kontoret falder nu – i nogle brancher og områder hurtigere end andre.

Men en uventet generationsdrejning, som blev afdækket i undersøgelser foretaget af Quocirca, udfordrer min nye opfattelse af papirs betydning.

Den tyder på, at print er kommet for at blive ...

Hvor mange har formodet, at de yngre generationer ville forårsage en faldende printvolumen på grund af deres digitale vaner, tyder forskningen på det modsatte. Millennials forventer faktisk, at print bliver vigtigere. 

Quocircas undersøgelse afslører, at ...

• 74 % af de 18-34-årige mener, at print er vigtigt i dag.
• 77 % af de 18-34-årige IT-beslutningstagere forventer, at print er vigtigt for deres forretning i 2025. 

Dette står i skarp kontrast til respondenter i alderen 45-54 år.

 • 82 % af denne kategori synes, at print er vigtigt i dag, men kun 54 % mener, det vil være vigtigt i 2025

Denne tendens gælder ikke kun for Europa, men er også fremherskende i USA.

Det er naturligvis millennials (i alderen 18-34 år), som vil udgøre mere end 75 % af arbejdsstyrken i 2025. Ikke alene vil deres tilstedeværelse være dominerende, de vil også træde ind i bestyrelseslokalerne. 

Så går denne forskning imod opfattelsen af, at print vil spille en mindre rolle i fremtidens stadig mere intelligente, virtuelle og opkoblede økosystemer?

Papir har overlevet fødslen af den digitale kommunikation, internettet og den stadigt mere mobile arbejdsplads. Hvis tankerne hos de millennials, som indgik i Quocircas undersøgelse, har noget på sig, vil det også overleve æraen med den stadigt mere virtuelle arbejdsplads.

Overgangen til services: Managed Print Services

Printbranchens tendenser og forandring følger i vid udstrækning mønsteret fra IT-branchen som helhed. Et eksempel er overgangen til servicebaseret anvendelse. I starten af dette århundrede blev Managed Print Services født. Jeg mener, at det primært blev drevet af tre interessenter:

1. Leverandører under pres for at finde stadigt større avancer.
2. Kunder med en stigende appetit på løsninger og services.
3. Et stærkt analysemiljø, som udpegede dette område som en enestående mulighed for at opnå produktivitetsforbedringer, konsolidering og store omkostningsbesparelser.

Gartner Group var en blandt mange, der startede dette med en legendarisk rapport, som de kaldte ”Rightsizing Output Fleets: The Hidden Gold Mine” (Tilpasning af output-flåden: den skjulte guldmine). I rapporten udtalte de, at flåder af output-enheder kan koste virksomheder 1-3 % af deres indtægt om året, og at tilpasning af disse miljøer kan give besparelser helt op til 30 %.

På dette område ser jeg mange ændringer. I mange kundesegmenter og brancher er servicebaseret anvendelse blevet normen. Men jeg mener stadig, der er masser af plads til forbedring.

For det første har der, delvist på grund af sammensmeltningen af de kopi- og printbaserede teknologier, været en væsentlig sammenlægning af enheder. Jeg er dog ikke overbevist om, at det har medført en optimal udnyttelse af flåden. Det kommer jeg ind på senere.

For det andet skal man forstå, at synlige hårde omkostninger (hardware, forbrugsstoffer og vedligeholdelse) udgør en lille del af de samlede ejeromkostninger. Kun 10 %, ifølge Gartner Group. Administration, slutbrugertid og produktivitet står for en langt større del. At opnå den korrekte balance mellem medarbejdere, processer og administration vil være nøglen til at realisere det fulde potentiale.

Gåden A3 kontra A4

Det er måske det mest overraskende område. Igen, i begyndelsen af dette århundrede undersøgte vi kundernes forbrug og fandt ud af, at mængden af A3-print var lav – i mange tilfælde helt ned til et par procent. I 2019 kan jeg se, at det stadig er tilfældet. Mange kunders A3-volumen er nu omkring 1 %. Men når jeg besøger kunder i dag og gennemgår aktuelle licitationer på markedet, er A3-enheder med komplette funktioner i høj grad anvendt og efterspurgt. Hvordan kan det mon være?

Jeg er forundret, og det er både mine kolleger og andre fra branchen også. Men jeg har nogle tanker om, hvad der kan ligge bag denne mærkelige tendens.

For det første har branchen fremmet tendensen. Forhandlerkanalen har traditionelt koncentreret sig meget om A3, fordi kopiforhandlernes forretningsmodel primært omhandler muligheder for avance med højere hardwarepriser og langsigtede servicekontrakter. Derfor har salgskonsulenter været motiveret til at sælge en dyrere A3-enhed.

De er ofte solgt med argumentet om, at prisen pr. side er lav. Det er til dels sandt. Men det betyder også, at et stort antal sider skal samles til hver enhed for at kunne kompensere for en enhedspris, som i mange tilfælde er langt højere end den alternative A4-enhed. For mig vil det give et par mindre favorable scenarier.

At samle tilstrækkelig volumen til hver enkelt enhed for at opnå en favorabel, samlet, hård omkostning vil kræve et større antal brugere pr. enhed og dermed påvirke produktiviteten negativt. Faktisk kan mange kunder ikke acceptere dette tab af produktivitet. Derfor har der ikke været samlet tilstrækkeligt mange print på hver maskine, og de lovede besparelser er ikke blevet realiseret.

Men der er håb forude.

Nu ser vi kunder, som skaber en bedre balance ved at vælge enheder, hvor den tekniske funktionalitet er bedre tilpasset den aktuelle printvolumen, og hvordan de fordeler sig på de forskellige papirformater. Der sker også forandringer på leverandørsiden. Produktudvalg og -mix ændrer sig langsomt til at omfatte flere A4-konfigurationer. Gap Intelligence har for nylig offentliggjort en artikel om nogle af disse ændringer (https://www.gapintelligence.com/blog/2018/why-bigger-a3-is-changing-to-better-a4-when-choosing-a-mfp).

I sidste ende handler det om processer, og hvor omhyggelige vi er med virkelig at forstå kundens behov og adfærd. Hvis vi bruger mere tid på at sikre, at vi forstår vores kunders krav og forretningsbehov, får vi en anden flådesammensætning.

Konklusion

Selvom print af visse dokumenter uden tvivl vil falde frem til 2025, forventes dette ikke at indvarsle indførelsen af det papirløse kontor – men kontoret med mindre papir.

Millennials forventer muligvis at blive ved at anvende print, men de forventer også, at digitalisering og mobilitet får større betydning. De har derfor brug for værktøjer, som gør det muligt at arbejde produktivt både med papir og i digitale miljøer.

Udviklingen bevæger sig i den rigtige retning, og hvis vi fortsætter med at udvikle vores strategier, metoder og styrker, er der stadig gode muligheder for forbedring.

Quocirca: Print 2025
Gap Intelligence: Why Bigger (A3) Is Changing to Better (A4) when Choosing a MFP?