Managed Print Services (MPS) er løsninger, der håndterer det praktiske omkring dine printere samt scannere, faxmaskiner og kopimaskiner. De gør det muligt for virksomheder og organisationer at forbedre deres effektivitet, produktivitet og informationssikkerhed ved at overvåge forbruget, udskifte forbrugsstoffer og imødekomme det aktuelle printbehov. MPS-løsninger tilbyder flere fordele til små og store virksomheder. Her er 7 afgørende fordele ved MPS:
Det kan være frustrerende, når dine medarbejdere bruger for meget tid på printer-relaterede opgaver. Processen med at printe, scanne, kopiere eller faxe dokumenter via gammel hardware eller dårligt konfigureret software er bare begyndelsen. Dertil kommer den tid, der bruges på at udbedre fejl på maskinerne og udskifte blækpatroner og toner. En MPS-løsning har til formål at identificere og løse den slags problemer, så medarbejderne kan fokusere på andre ting.
Det er dyrere at vedligeholde enkelte enheder én ad gangen end at have et automatisk, cloudbaseret system til at gøre det samlet. En MPS-løsning forbinder alle enhederne til et overvågningssystem, som så bestiller og leverer nye forbrugsstoffer samt sørger for reparationer i rette tid.
En grundig printgennemgang og -vurdering kan afdække måder hvorpå din printerflåde kan trimmes og optimeres. At have for mange enheder spredt rundt omkring i virksomheden vil være dyrere at vedligeholde og kræver både plads og strøm. En printekspert vil kunne beregne de faktiske omkostninger ved en ad hoc-tilgang og finde ud af, hvordan der kan spares penge.
Overordnet set er besparelserne forbundet med en MPS-løsning betydelige, hvis man sammenligner med en selv-gjort printerinstallation, som man også selv vedligeholder. Læs mere om skjulte printomkostninger.
Printbehovene kan være forskellige på tværs af afdelinger i en virksomhed. Efter en indledende vurdering af en virksomheds nuværende og fremtidige behov, bør MPS-udbyderen kunne anbefale en skræddersyet MPS-løsning til hver enkelt afdeling. Dette kan f.eks. omfatte udskrivning fra mobile enheder eller off-site, eller der kan være behov for at udskrive særlige dokumentstørrelser og -formater, som du jævnligt anvender.
Ifølge Computing benytter mere end halvdelen af de IT-chefer, der blev udspurgt i en undersøgelse i 2015, sig allerede af en klik-pris-løsning i forbindelse med deres MPS-løsning (se ovenstående grafik). Du kan desuden få glæde af oversigter over det aktuelle forbrug nu og prognoseværktøjer til dit netværk af enheder. Det gør dig bedre i stand til at administrere dit budget.
De mest succesfulde virksomheder ser hele tiden på, hvordan de kan forbedre deres processer og dermed forblive konkurrencedygtige. I Computing-undersøgelsen fra 2015 ser vi, hvordan dette kommer til udtryk. Se blot på ovenstående grafik om antallet og bredden af de projekter inden for arbejdspladsteknologi, som IT-cheferne havde planlagt for de kommende 24 måneder.
Med den rette MPS-løsning vil du kunne optimere arbejdsgangene og tilføje produkter om nødvendigt. Læs mere om fordelene ved et distribueret printmiljø.
Ifølge en række IT-chefer, der blev udspurgt af Computing på vegne af Brother UK, overvejer 28 % at indføre en sikker printteknologi eller øge deres printsikkerhed yderligere. Det er ingen overraskelse, når man ser på de konstante risici for overtrædelse af intellektuelle ejendomsrettigheder og informationssikkerheden. Så hvordan kan en MPS-løsning hjælpe med at reducere disse trusler?
En printvurdering for hele organisationen som led i en MPS-løsning, kan identificere print- og IP-sikkerhedsrisiciene. Den givne MPS-løsning vil herefter mindske disse risici ved hjælp af en skræddersyet plan for printsikkerheden. F.eks. anbefalinger om brug af pinkode for at modvirke, at udskrevne dokumenter stjæles fra printerbakkerne. Eller installation af multifunktionsprintere med automatisk slettefunktion til harddiske og netværksbaserede løsninger, som vil reducere risikoen for, at informationer stjæles af hackere.
At have én printudbyder til at implementere en MPS-løsning, mindsker antallet af personer udenfor organisationen med adgang til dine netværksforbundne enheder. Læs mere om teknologitrends i 2025.
Administrations-sikkerhed, kontrol over dine dokumenter samt Print Management Systems (PMS)
