Sådan vil et IT-styret samarbejde definere kontoret som arbejdsplads efter COVID-19

Det har givet tid til refleksion, og både små og store virksomheder har revurderet deres digitale løsninger. Medarbejdere, beslutningstagere og IT-afdelinger har tilpasset deres mindset, og mange af de hjemmearbejdende savner kontorbaseret teknologi – herunder adgang til print – på en måde, de ikke ville have forestillet sig før. Vi har også hjulpet kontorer med at anvende Brothers labelprintere til at printe meget synlige COVID-19 skilte.

For at understøtte produktiviteten samt gøre det muligt for virksomhederne at trives med nye arbejdsmåder, mener vi, at der kræves et større digitalt samarbejde, hvor IT-afdelingerne går forrest og taler med medarbejderne og ledelsen for at forstå og implementere deres behov for digitalt arbejde og fjernarbejde..

‘Kunde’-tilfredshed

Medarbejderne er i stigende grad blevet mere ligesom kunder frem for kolleger for IT-afdelingerne, hvilket betyder, at der er mere fokus på “kundetilfredshed”. Denne tilgang er ny for nogle IT-afdelinger og vil kræve, at de tilpasser deres kompetencer og udvikler en kundeservicebaseret tilgang.

løsninger, der giver de bedste resultater som budgettet tillader. Man skal tage hensyn til både IT-afdelingen – eftersom deres roller og ansvarsområder udvikler sig løbende – og presset på medarbejderne, når de tilpasser sig en ny arbejdsmåde.

Der er selvfølgelig en masse forskellige aspekter at tage hensyn til, når løsninger udvikles, såsom den øgede brug af fjernarbejde versus behovet for print på stedet. I dette tilfælde vil en decentralisering af print, så brugerne ikke forsamles omkring én maskine på kontoret, ikke alene fremme social afstand, men også øge medarbejdernes produktivitet.

IT-beslutningstagere vil stadig skulle bruge deres ekspertviden til at lede udrulning af ny teknologi. Men en tilgang med brug af metoder som medarbejderundersøgelser, brainstorming og onlinekurser vil måske være den mest effektive måde at udvikle nye arbejdsmåder og fremtidige processer, som gør alle glade og ikke mindst trygge.
 

Forstår IT-afdelingerne og medarbejderne hinanden?

En undersøgelse^[1], der blev gennemført inden corona, viste, at IT-beslutningstagere og medarbejdere havde forskellige syn på digitale løsninger – en uoverensstemmelse, der måske har ændret sig under pandemien.

Ifølge Quocirca Print 2025 Phase Two Report, som blev igangsat af Brother, var det kun 36 % af medarbejderne på kontoret, der mente, at print i nogen eller høj grad ville være vigtigt for deres arbejde i 2025, mens det samme gjaldt for 65 % af IT-beslutningstagerne.

Denne holdning har formentlig ændret sig i de seneste måneder, idet medarbejderne måske ikke værdsatte muligheden for print, så længe det var tilgængeligt. Et arbejde uden nem adgang til printservices har sandsynligvis fået dem til at indse, hvor vigtigt det er på arbejdspladsen.  Print er et vigtigt værktøj, hvad enten det handler om arkivering af vigtige dokumenter, at udskrive tekster til korrekturlæsning eller op til et møde, så du har det hele ved hånden.

Undersøgelsen viste også, at kontorarbejdere (62 %) ser en langt større vigtighed i samarbejdsværktøjer, såsom instant messaging, skærmdeling og lyd- og videokonferencer, sammenlignet med IT-beslutningstagerne (45 %). 

Med det omfattende skifte til hjemmearbejde er det sandsynligt, at IT-medarbejdernes meninger om samarbejdsværktøjer har ændret sig, når nu medarbejderne finder onlineværktøjer så meget mere værdifulde. IT-afdelingen er nødt til at samarbejde med beslutningstagere og implementere de mest effektive foranstaltninger, ja endda afprøve forskellige metoder for at se, hvilken der fungerer bedst for virksomheden.

Fremtidens print

Forventningen er, at livet på kontoret vil ændre sig for altid i kølvandet på pandemien, og det skal blive interessant at se, hvordan virksomheder tilpasser sig den ”nye normal”.

Nogle forudsiger, at vi vil se et større skifte til hjemmearbejde, og at virtuelle møder og konferencer vil afløse det traditionelle fysiske møde i nogle sammenhænge. For så vidt angår fremtidens print, vil virksomheder måske overveje at decentralisere printerne eller ligefrem tilbyde printere til medarbejdernes hjemmekontor, en løsning som Brother for nylig har indført for visse store og mellemstore virksomheder.

Hyperdistribueret print giver medarbejderne de samme fordele og printfunktioner derhjemme som på kontoret, samtidig med at man fastholder styringen og de styringsprotokoller, som virksomheden har fastlagt.

Når tilgangen til arbejdet ændrer sig konstant, er udsigterne for fremtidens kontor usikre.  Men det er nødvendigt, at IT-afdelingerne løbende er i dialog med resten af organisationen og samarbejder om at udvikle de løsninger, der er mest omkostningseffektive og produktive for virksomhederne samt bedst egnede til fremtidens behov og sikkerhed for medarbejderne.

Læs mere om vores digitale løsninger her.

_{1 Quocirca Print 2025 Phase Two Report, igangsat af Brother}