Har virksomheder stadig behov for store A3-kopimaskiner?

Verdensbegivenhederne de seneste år har betydet, at vi i højere grad arbejder hjemmefra, og det har medført en overvejelse af vores kontorlokaler og måden, vi bruger dem på. I henhold til en rapport fra Savanta  havde 70 % af alle mellemstore og store virksomheder faktisk allerede planer om at reducere deres fysiske kontorer med udgangen af 2020.

Skiftet til hybridarbejde betyder, at medarbejderne nu har valget mellem at arbejde hjemmefra, på kontoret eller endda i kontorfællesskaber tættere på hjemmet. Det forventes derfor, at virksomheder reducerer deres kontorarealer og i stedet investerer i mindre satellitkontorer, der er strategisk placeret tættere på medarbejdernes bopæl, eller simpelthen lader de ansatte arbejde hjemmefra. 

Som følge heraf bliver virksomhedens hovedkvarter, der ofte ligger i industrikvarteret eller i udkanten af byen, gradvist mere symbolsk end funktionelt og snarere en kulturel base for virksomheden end det sted, hvor medarbejdere møder ind fem dage om ugen. Men for at alt dette kan ske effektivt og sikkert skal virksomhederne naturligvis have de nødvendige, teknologiske ressourcer.

Bedre og mere effektive printere

Tidligere blev alt – lige fra plakater og labels til alle tænkelige dokumenter som fakturaer, lønsedler, præsentationer og lister – dagligt printet på virksomhedens store multifunktionsprintere/kopimaskiner, der kan tage forskellige formater. I dag benyttes mange af disse maskiner langt fra nok, og de medarbejdere, der brugte dem, arbejder forskellige steder fra og vælger digitale eller mere bekvemme løsninger til at få opfyldt deres print- og kopibehov.

Formatet på virksomhedens møder har også ændret sig. Nu foregår mange møder online (et format, medarbejderne har taget til sig efter de seneste års verdensbegivenheder, og som ser ud til at have vundet indpas). Der er også blevet plads til et blandet format, hvor nogle medarbejdere befinder sig på kontoret, mens andre deltager virtuelt. Men uanset formatet baserer møderne sig stadig som oftest på papirdokumenter. Medarbejderne skal fortsat kunne håndtere og dele printede dokumenter som en vigtig del af dét at træffe beslutninger. Det er vigtigt, hvad enten man er på kontoret eller arbejder hjemmefra, for at kunne følge med i møder, dele information eller som grundlag for drøftelser.

Scanning, der i forvejen var en vigtig funktion på kontoret, er nu afgørende for at kunne dele trykt information og gøre den tilgængelig både på kontoret og på hjemmekontoret. Det er desuden med til at gøre dokumentdeling sikker mellem kollegaer og over for partnere og leverandører. Derfor virker det mere relevant end nogensinde at vælge mindre, mere effektive printere, der også kan scanne.

Her skal man også huske bæredygtigheden, der hjælper verden og virksomheder til mere energieffektive løsninger samt mindre brug af papir.

Det betyder dog ikke, at print ikke længere er nødvendigt. Det viser snarere, at måden, vi printer på, har ændret sig, og at virksomheder må undersøge, hvad der skal til for at strømline løsningerne på kontorerne. Alt peger på en klar tendens: Virksomheder bør udskifte de store, gamle kontormaskiner, der ikke længere er i brug, eller som bruges for lidt, og sende maskinerne til genanvendelse. Samtidig skal medarbejderne udstyres med de nødvendige redskaber til at udføre deres arbejde sikkert og effektivt.

Har din virksomhed brug for store A3-kopimaskiner? Professionelle inkjet-printere eller små laserprintere kan være en bedre løsning

I ’den nye normal’ er det slet ikke sikkert, at store, centrale kontorlandskaber er den mest effektive løsning. De fleste virksomheder med store A3-kopimaskiner printer faktisk kun ganske lidt i det store format, selv om det måske på et tidspunkt var den mest økonomiske løsning for kontoret som helhed. Selv i dag er prisen pr. printet side på denne type udstyr stadig ganske overkommelig. Hvorom alting er, så er printmængden faldet på mange kontorer (ikke nødvendigvis i virksomheden som sådan, med sit decentraliserede landskab), og investeringen i A3-maskiner bør nytænkes for at opfylde virksomhedens reelle behov.

Det er på tide at evaluere teknologi og print i den nuværende maskinpark for at se, om printerne stadig opfylder behovet hos de forskellige arbejdsgrupper. Samtidig er det også vigtigt at tænke på, at mindre og mere moderne maskiner kan være meget mere energieffektive.

Uanset hvad, vil der under alle omstændigheder altid være sektorer, hvor A3-udstyr er nødvendigt og meget almindeligt, som f.eks. i arkitektfirmaer og på tegnestuer. Men selv her, hvor man også oplever nye måder at arbejde på og nye digitale formater, er det måske på tide at evaluere de store, pladskrævende A3-maskiner og i stedet investere i en Brother alt-i-én laserprinter. Og alle, der kun sjældent har behov for at printe i A3-format, kan vælge en Brother inkjetprinter, der fås i forskellige størrelse og kapaciteter - det er en meget effektiv og økonomisk løsning.

Hellere lille og effektiv end stor og kraftfuld... det gælder næsten altid. Det vigtige er, at gentænke og optimere. Brothers sortiment af profesionelle printere, der kan scanne, kopiere og printe er en økonomisk og effektiv løsning, der også har fokus på miljø, og som opfylder kontorets samlede behov i én maskine. Ved at kombinere med en Brother MPS-løsning opnås den mest omkostningseffektive løsning, der også tager hensyn til miljøet.