A hybrid office scene shows remote working equipment including a laptop, lamp, desk, files and stationary.

Standardisering af IT-indkøb i en verden med fjernarbejde

08 juni 2022
4 minutters læsning

Slået op af

Brother Nordics
Global Technology Solutions and Services Provider
Brother Nordic A/S

08 juni 2022
4 minutters læsning

Måden, vi arbejder på, har ændret sig markant de seneste to år. Den digitale transformation er blevet fremskyndet, og nye arbejdsmetoder er blevet indført, så vi nu navigerer i et helt nyt landskab

For bedre at forstå forandringerne har vi spurgt et bredt udsnit af ansatte i små og mellemstore virksomheder (SMV’er) over hele Europa om deres oplevelse af at arbejde hjemmefra før og under pandemien.

Undersøgelsen viser, at 58 % af respondenterne før pandemien arbejdede på kontoret på fuld tid, mens 36,5 % enten havde hybridarbejde eller arbejdede hjemmefra på fuld tid. Under pandemien ændredes dette billede markant, idet kun 21 % af de ansatte arbejdede på kontoret, mens andelen af medarbejdere med helt eller delvist fjernarbejde fordobledes, til 73 %.

Den nye verden med hybridarbejde giver de ansvarlige for IT-indkøb store udfordringer: Hvem har ansvaret for at udvælge, indkøbe, administrere og vedligeholde det udstyr, medarbejderne har brug for til at udføre deres arbejde effektiv og produktivt?

Hvem er ansvarlig for indkøb af IT-udstyr?

EU’s rammeaftale om distancearbejde giver ikke megen klarhed. Den fastslår, at det er arbejdsgivernes ansvar at indkøbe, installere og vedligeholde udstyr – medmindre medarbejderne benytter eget udstyr.

Undersøgelsen viser, at over 80 % af medarbejdere over hele Europa mener, at deres arbejdsgiver bør stille printer/scanner til rådighed, når man arbejder hjemmefra. Ikke desto mindre er det tilfældet for under 25 % af respondenterne.

Faktisk svarer tre fjerdedele af de medarbejdere, der arbejder hjemmefra, at de har brugt en printer, de selv har indkøbt, enten før eller under pandemien – og næsten 60 % har brugt deres egen scanner.

Det efterlader virksomhederne afhængige af tilfældigt udvalgt udstyr, der ofte er indkøbt i hast for at sikre arbejdsflowet – uden nogen egentlig indkøbspolitik.

Hvordan håndteres IT-indkøb?

Når indkøb af udstyr regnes for omkostninger ved fjernarbejde, er der en reel risiko for, at man nøjes med at købe det udstyr, der er absolut nødvendigt for at få opgaven udført. Samtidig vil nogle medarbejdere – både hjemme og på kontoret – have udstyr, der er indkøbt via de almindelige IT-indkøbskanaler.

Da nogle printere/scannere egner sig bedre til opgaven end andre, kan dette faktum medføre en forskel i, hvordan både udstyr og medarbejdere præsterer.

For de medarbejdere, der arbejder hjemmefra, og som ikke har været underlagt en indkøbspolitik, rejser der sig også spørgsmålet om, hvem der er ansvarlig for omkostninger, forbrugsstoffer og printvolumen? Decentraliseret indkøb af udstyr og forbrugsstoffer, der regnes for omkostninger ved fjernarbejde , øger desuden virksomhedens administrative byrde, og det samme gør de omkostninger og risici, der skyldes funktionsfejl og vedligeholdelse af udstyret.

Så hvordan kan virksomheder standardisere IT-indkøbsprocessen?

A man is sitting in his hybrid office working remotely from home. He is reviewing a document printed from a Brother printer.

Tag kontrol over virksomhedens IT-indkøb

Virksomheder bør nu mere end nogensinde nøje overveje, hvilket udstyr medarbejderne bruger, og hvordan virksomhedens indkøbspolitik for IT-udstyr kan komme til at gælde alle medarbejdere, uanset arbejdssted. Det er særlig vanskeligt at håndtere i virksomheder, hvor medarbejderne bruger eget udstyr af forskellig slags.

For at undgå de faldgruber, der følger med, når medarbejderne bruger eget udstyr, anbefaler vi etablering af en strategisk indkøbspolitik, der gør det muligt at installere, overvåge og fjernadministrere alle enheder. Men hvis tanken om at decentralisere virksomhedens dokumenthåndteringsprocesser lyder kompleks og skræmmende, så fortvivl ikke – der er en løsning.

En MPS-løsning gør IT-indkøb nemmere

Standardisering af IT-indkøb på tværs af flere lokationer bliver nemmere og mere omkostningseffektivt med en MPS-løsnng (Managed Print Service).

For at undgå at skulle håndtere budgetter og ressourcer på flere lokationer og med forskellige typer IT-udstyr kan man vælge en MPS-løsning, der giver ensartethed og gennemsigtighed ved at overvåge alle virksomhedens printere – uanset placering – og ved at optimere printinfrastrukturen, så der opnås øget effektivitet.

Desuden reducerer en MPS-løsning omkostningerne ved fjernarbejde og giver automatisk notifikation om forbrugsstoffer, så tonere eller blækpatroner bliver sendt, når der er brug for dem – enten til kontoret eller direkte til medarbejderne, der arbejder hjemmefra.

Se, hvordan en MPS-løsning fra Brother kan hjælpe dig til bedre håndtering af indkøb, overvågning, vedligehold og omkostninger i forbindelse med IT-udstyr, så din virksomhed trives bedre i ’den nye normal’ med hybridarbejde.