Fire overvejelser i forhold til at prioritere MPS (Managed Print Services) i en verden af hybridarbejde

Hybridarbejde øger ikke alene risikoen for cyberangreb – det giver desuden IT-medarbejderne store udfordringer på grund af den manglende synlighed i forhold til printerbrug og store problemer med vedligeholdelse og reparation af traditionelt indkøbte printere.

Med en MPS-løsning kan virksomheden imidlertid både spare tid, øge effektiviteten, styrke produktiviteten og reducere omkostningerne. En MPS-løsning er også med til at minimere spild, reducere investeringsomkostningerne, forbedre virksomhedens cashflow og styrke informationssikkerheden markant.

Det er derfor ikke overraskende, når 53 % af virksomhederne forventer at øge investeringen i MPS-løsninger inden for de næste 12 måneder¹ – det gælder især små og mellemstore virksomheder (SMV’er), der er særlig bekymrede for den øgede risiko for malwareangreb og brud på datasikkerheden.² 

Her er fire overvejelser, virksomhederne bør gøre sig, når de implementerer en MPS-løsning i deres hybride arbejdsstruktur for at sikre, at de ikke sakker bagud.

1. Hvordan kan en MPS-løsning forbedre netværks-, enheds- og dokumentsikkerheden?

I en hybrid arbejdsverden ønsker virksomheder sikkerhed fra deres printpartner¹. Bekymringen er så stor, at 71 % siger, at de vælger en Zero Trust-model, der behandler alle brugere, enheder og dataflow som en potentiel sikkerhedstrussel og kræver alle handlinger valideret¹.

Lukning af sikkerhedshuller hos medarbejderne, både hjemme og på kontoret, er et vigtigt element i alle MPS-løsninger, der giver mulighed for Zero Trust-sikkerhed for alle printere, som er tilsluttet virksomhedens netværk.⁵

En MPS-printløsning giver virksomheden adgang til printere med indbygget, høj sikkerhed. Kig efter funktioner som kortbeskyttelse, pinkodebeskyttet print, kryptering på virksomhedsniveau og automatisk indtrængningssporing, der konstant overvåger mod hackerangreb.

2.  Hvordan kan MPS-løsninger være med til at drive den digitale transformation?

I arbejdslivet efter pandemien er digitalisering af dokumenter blevet en nødvendighed. Mens virksomhederne implementerer digital transformation for at holde trit med de arbejdsformer, pandemien har fremskyndet³, ser 37 % af dem Managed Print Services som et vigtigt element i digitaliseringen.⁵  

En MPS-aftale giver adgang til alt-i-én-printere, der ikke bare kan printe, men som også kan digitalisere, gemme og dele dokumenter.

Hvis man vil opnå hurtige gevinster ved digital transformation, må man have en MPS-leverandør, der kan hjælpe med at digitalisere arbejdsgangene og tilbyde fjernsamarbejde.⁵  Som eksempel har Brother indgået samarbejde med Kofax for at tilbyde ControlSuite, der er den førende løsning til styring af scan, print og output.

ControlSuite fremmer automatiseringen af dokument-workflows, maksimerer sikkerheden og garanterer kravoverholdelse. Det giver en ensartet brugeroplevelse på tværs af systemer, lokationer og forskellige printere og multifunktionsmaskiner.

3. Hvordan kan en MPS-løsning fremme virksomhedens bæredygtighed?

Ansvarlig, bæredygtig adfærd er blevet noget, virksomheder prioriterer højt. Når man reducerer sit printspild, mindskes både de økonomiske og de miljømæssige påvirkninger – og en MPS-løsning giver mulighed for at overvåge og styre medarbejdernes forbrug af papir, strøm og forbrugsstoffer på tværs af lokationer.

Hele 83 % af virksomheder erkender vigtigheden af bæredygtighed, og 52 % siger, at en mindsket miljøpåvirkning nu har højere prioritet end reduktion af omkostninger¹.  For at nå i mål kan man i øvrigt tilføje returnering og genbrug af brugte forbrugsstoffer til sin MPS-løsning.

4. Hvordan kan en MPS-løsning hjælpe med at håndtere varierende printvolumener?

85 % af virksomheder rapporterer at have oplevet et fald i printvolumen, der kan relateres til pandemien.¹ Men faldet i printvolumen efter pandemien kan være mindre, end man skulle tro, idet virksomheder med 1-20 medarbejder kun forventer en reduktion i printede sider på 11 %.⁴  

Den reelle udfordring ved hybridarbejde ligger ikke i håndteringen af en lavere printvolumen, men i at håndtere varierende printvolumener. En MPS-løsning kan hjælpe med at håndtere disse udsving ved at overvåge printerbrugen og optimere printinfrastrukturen, så den giver mest mulig værdi.

Og da man altid kun betaler for dét, man printer – uden minimumsvolumen – giver en MPS-løsning gennemsigtighed og kontrol over alle dine printeres omkostninger – uanset hvor printerne står.

Desuden giver en MPS-løsning automatisk notifikation om forbrugsstoffer og søger for tonere og blækpatroner bliver sendt, når der er behov for dem – enten til kontoret eller direkte til medarbejderne, der arbejder hjemmefra.

Hvordan ser fremtiden for MPS-løsninger ud?

Med skiftet til hybridarbejde flytter flere virksomheder printinfrastrukturen op i skyen for at kunne honorere behovene hos medarbejderne, der arbejder hjemmefra.

Det er derfor vigtigt for virksomhederne at kunne overvåge og kontrollere hjemmeprintere – og de er mere tilbøjelige til at udvikle disse funktioner, hvis deres MPS-udbyder har en  cloudprint-løsning, der kan håndtere både kontor- og hjemmemiljøer. Læs mere om fordelene ved cloudprint-håndtering her.

Læs mere om, hvordan Brothers MPS-løsninger kan hjælpe din virksomhed med at håndtere hybridarbejde efter pandemien ved at tage et kig på vores MPS-løsninger.


Kilder

_{1. Quocirca: "What Next for the Print Industry, 2021?"}

_{2. Millioninsights.com: "Report Summary: Managed Print Services (MPS) Market Analysis Report, By Channel, By Deployment, By Organization, By Application And Segment Forecasts From 2020 To 2027"}

_{3. Quocirca: "Managed Print Services, 2021 - Transforming the hybrid workplace"}

_{4. keypointintelligence.com: "Will Office Print Volume Ever Return to Normal? It Depends" - March 2021}

_{5.  https://quocirca.com/content/quocirca-mps-2021/}