Derfor bevæger virksomhederne sig væk fra store A3-print

Og tiden er inde til at tænke i effektivitet. Verden står midt i en økonomisk krise. Vi oplever miljømæssige og sociale trusler, et usikkert geopolitisk landskab og naturligvis også den buldrende digitale transformation, der påvirker alle brancher. Virksomheder, der måske tidligere hovedsagelig købte billigt udstyr, må nu også tage bæredygtighed, medarbejdernes trivsel og den nye, forandrede verden med i overvejelserne. Det er nødvendigt for at sikre, at de implementerede løsninger er varige, og at virksomhederne fortsat kan være produktive og rentable.

Virksomhedens kontorer bruges ikke længere på samme måde, og det har medført en rationalisering af kontorlokalerne og af virksomhedernes teknologiske udstyr. Kontorerne er ikke længere det centrale arbejdssted, hvor alle medarbejdere møder ind fem dage om ugen. Tværtimod er et mere decentralt setup ved at vinde indpas. Som det er nu, forventer de ansatte fleksible arbejdstider eller endda muligheden for helt at arbejde hjemmefra. Det er med til at reducere virksomhedens behov for fysiske arbejdsstationer på kontorerne og behovet for teknologisk udstyr. Resultatet er, at medarbejderne benytter mindre printere, der står dér, hvor medarbejderen arbejder, og som opfylder behovet.

Og da måden, vi arbejder på, også er forandret – vi arbejder nu i mindre, mere spredte grupper – skal behovet for at printe og scanne optimeres for at opnå den bedste ydelse, hvad angår både placering og kvalitet.

Laser- og alt-i-én printere – små printere kan være mere effektive

Som ovenfor nævnt betyder større ikke nødvendigvis bedre, så hvorfor fortsætter virksomheder med at bruge store, centrale maskiner, der er designet til mange brugere, når kontorerne ofte står tomme, og medarbejderne er spredt på forskellige lokationer?

Store, centraliserede maskiner fungerer godt, når virksomhedens printvolumen er stor, og når kontorerne er fyldt. Tidligere var de samlede ejerudgifter (TCO – total cost of ownership) gunstig, men nu, hvor printvolumen falder i de fleste virksomheder, er det mere omkostningseffektivt at investere i kompakte A4-maskiner – de mest almindelige til både print og scan – selv om prisen pr. side er lidt højere. En lille og mere effektiv maskine står tættere på den enkelte medarbejder, uanset hvor vedkommende arbejder. Den opfylder alle de daglige behov for print og scan af høj kvalitet, og så er den energieffektiv og kompakt i størrelsen.

Fremtidens printere

Ifølge en Savanta-undersøgelse er to ud af de tre hovedområder, virksomheder planlægger at investere i over de kommende år, teknologirelaterede, nemlig henholdsvis software og hardware. Som et underpunkt forventes udgiften til printere at være den største post i de nye budgetter.ion.

På kontorerne er der, selv om printbehovet kan være faldende, brug for, at maskinparken opfylder behovet. Måske ikke så meget for print i lige så store volumener som for et par år siden, men også for andre funktioner som scanning og digitalisering af vigtige dokumenter. Det er ikke alene med til at strømline processerne, men understøtter også sikkerhedsforanstaltningerne, da flere og flere medarbejdere arbejder individuelt hjemmefra.

Det er også vigtigt at nævne cybersikkerheden og huske på, at fleksibiliteten og sikkerheden skal være i orden, uanset hvor man arbejder. Printeren er stadig en IoT-enhed (Internet of Things), der er opkoblet via en privat forbindelse eller wi-fi, der ikke nødvendigvis er sikker. Det kan være en forholdsvis nem indgang for en garvet hacker. Fortrolige oplysninger sendes ofte via printere, der naturligvis også kan også være genstand for almindeligt tyveri eller sikkerhedsbrud. Så med flere printere på hjemmekontorer og andre fjernarbejdssteder følger en øget risiko, som virksomhederne bør være opmærksomme på.

Dermed bør printere behandles på samme måde som bærbare computere og styres fra virksomhedens IT-netværk, så de kan overvåges og serviceres i ad den vej. Det bringer sikkerheden i orden og sikrer samtidig, at IT-afdelingen kan overvåge brugen, kontrollere omkostningerne og endda tilbyde support, når det er nødvendigt. IT-afdelingen bør også sikre, at medarbejderne er godt rustet til at udføre deres arbejde, uanset hvor de befinder sig. Og nu, hvor vi er midt i en hybrid arbejdstid, står det klart, at en alt-i-én A4-printer er den bedste løsning. Det indikerer salget også. Med pandemien faldt salget af A3-maskiner hastigt, men ifølge Gfk er salget af printudstyr fortsat med at stige støt siden pandemiens start, hvilket netop skyldes behovet for tilpasning til det nye verdensbillede.

Virksomhederne ved godt, at de skal sørge for, at medarbejderne har de rigtige redskaber, og de skal implementeres på en fleksibel, omkostningsvenlig og sikker måde.Tiden er virkelig inde til at tænke i effektivitet.

Hvis du stadig er i tvivl om, hvorvidt du har brug for A3-maskiner i din virksomhed, så kontakt os.

^{1 Kilde: Savanta, Business Tracker – Wave 1 (October 2020) – 1,001 UK businesses}